仕事で失敗したときに、上司に報告するのってツラいですよね。
ぼくも大きな失敗をしたときは報告したくない、とずっと憂鬱な気持ちになっていました。
でもこの記事の考え方、方法と取ることで、気持ちも楽になり、上司からの当たりも緩まりました。
もっともよかったことは、失敗したあとの対応を冷静に、かつ的確にできるようになったことです。
以下のような方は参考になると思うので、是非読んでみてください。
・よく上司から怒られる
・失敗すると焦って的確な行動が取れない
・必要以上に失敗を恐れている
・ちゃんと報告ができない
仕事以外でも、なにかミスした際の報告でも使えるものなので、参考にしていただけると嬉しいです！
まずは、報告する目的を再確認します(結論あり)。
その後、ダメな報告について説明します。
どういったものがダメなのか、確認することで最良な報告の種を探しましょう。
最後に報告方法を紹介します。
報告する目的
報告はなぜしないといけないのでしょうか。
報告する側からすると、なかったことにしたい気持ちにもあると思いますw
「状況を共有する」ということをよく聞きます。
もちろんそれも正しいでしょう。
ただ、伝えるだけではなく現状、また今後に変化をもたらす必要があります！
理解をしてもらう、ではなく、行動に移せるよう納得してもらいましょう。
理解だけでは表面的なことだけで、次に繋がることはありません。
納得してもらうと、どこがダメだったのか、これからどうするべきなのか、など次の行動につなげることができます！
ダメな報告から学ぼう
成功したときより、失敗した方が学べることは多いと考えています。
良い報告方法を紹介する前に、ダメな報告について分析してみます。
以下の要素があると考えています。
・報告内容
・態度
・伝え方
・状況
それぞれ詳細を説明していきます。
報告内容
ちゃんとした行動をとった上での失敗は問題ありません。
それはどうしようもないことだからです。
ちゃんと行動したにもかかわらず、結果論から理不尽なことを言ってくる場合もあります。
この場合は上司もどうすればよかったのかわかっていないケースが多いです。
そういう場合はなにを言われても流しましょう。
ただその環境にいても自分の成長になるのか検討する必要はあると思います。
少し話が逸れましたが、ちゃんと行動したのに、一部しか報告しなければ、注意の対象となります。
これは自分の時間も上司の時間も無駄にしてしまいます。
怖かったりすると思いますが、背景、原因を含めて全容を報告しましょう。
態度
これはわかりやすいですね。
失敗したのに、ヘラヘラした態度をとっていたら、適切な行動をしていても注意されるでしょう。
TPOに合わせた態度で報告するようにしましょう。
伝え方
できれば対面で報告しましょう。
状況によっては仕方ないかもしれませんが、メールで報告すると内容が伝わりづらいことがあります。
怒られることが嫌で、オロオロしてしまったり、感情論ばかりになっている伝え方は最適な解決方法をみつけることが難しいです。
感情的になりがちですが、論理的に説明できるように準備しましょう。
中には問題意識がなかったり、怒られることを恐れて報告しないケースもあります。
これは後々大事になる可能性が高いので、勇気を出して現実と向き合いましょう。
状況
上司が忙しいときに、無理に報告しようとしても悪化させるだけです。
自分が思っているヤバさと上司が考えているヤバさには違いがあることが多いです。
簡潔に結論だけをまとめて、上司に報告したいことがある旨の説明をしましょう。
解決する報告方法〜メンタル良好〜
これから紹介する方法を実践すると、必要以上に落ち込むこともなく、解決に向けて報告するできるようになります。
大きくまとめると方法は以下の３つです。
・情報収集、整理
・大ごとにしない伝え方
・話を締める
それぞれ簡潔に紹介していきます。
情報収集、整理
報告するためには、しっかりと内容をまとめる必要があります。
報告する場を設けたのに、なに言っているのかわからないだと双方にとって時間の無駄ですし、なにも解決されません。
情報の整理の仕方として、以下の流れを意識するとよいと思います。
上司が知りたいことは、この内容であることが多いです。
・結果：どのような失敗をしたのか
・背景、原因：なぜ失敗したのか、直接の原因、背景からの原因
・失敗における取り組み：失敗してからどのようなフォローを行ったのか
・現状：フォローを行って今はどういう状況なのか
可能であれば、どう行動していたらよかったのか自分の考えも用意するとよいでしょう。
大ごとにしない伝え方
伝え方を間違えると必要以上に大事になることがあります。
ここでは大事にしてメンタルを消費しないようにするための伝え方を紹介します。
方法は以下の４つです。
・事実のみ伝える
・上司のメンツをたもつ
・堂々とする
・間をつくる
それぞれ解説してきます。
事実のみ伝える
いくら感情を伝えてもなにも進みません。
ケースによっては、上司をイラつかせるかもしれません。
事実だけを簡潔にまとめて報告すれば、これから取るべき方針を最短で練ることができ、無駄に大ごとにならず、前に進むことができます。
上司のメンツをたもつ
上司もさらに上に報告する必要があります。
そこで、グダグダな報告をして上司のメンツを壊さないように、意識しましょう。
この意識を持つことで、上司がなにを求めているのか、どのような情報がほしいのか、考えられるようになります。
堂々とする
失敗の報告は後ろめたい気持ちになりがちです。
起きたことは、もう変えられません。
つまり、クヨクヨしていても仕方ないのです。
失敗したことを堂々と報告すると上司側も無駄な感情的なだけの注意をしづらくなります。
間をつくる
伝える際は、内容の途中に間を作りましょう。
これによって上司に話すタイミングを与えることができます。
人は自分の話たいことを話すとスッキリします。
無駄にイラだたせてメンタルを消費しないためには有効な手法です。
ただ、感情的なところは聞き流す気持ちでいましょう。
まとめ
失敗は過去の出来事です。
いまできることは、どうフォローしていくのか、今後同じ失敗をしないためにはどうするべきかを考えることです。
落ち込んだり、怒られりして、メンタルを消費しないで適切な行動がとれるようにしていきましょう。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました！！！
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